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Comunicação entre equipes: quais os erros mais comuns?

A comunicação entre equipes é primordial para o desenvolvimento das atividades laborais, porém oferece muitos desafios!

17 jan 2022 12h00
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A comunicação entre equipes é primordial para o desenvolvimento das atividades laborais, e para uma atuação eficiente é necessário que toda a informação chegue em todos os membros da equipe, sem ruídos.

No entanto,  os problemas na comunicação são os mais comuns de ocorrer nas empresas e são eles que causam várias consequências, como a desmotivação dos colaboradores, aumento do turnover, ausências no trabalho, estresse, entre outras.

Para evitar que sua empresa sofra com os problemas de comunicação, separamos os principais erros para que você saiba como evitá-los, promovendo um ambiente mais saudável e eficiente para seus colaboradores. Veja-os a seguir! Tenha uma boa leitura.

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1. Mensagens não repassadas para todos

Todos sabem como é a correria no cotidiano das empresas, são muitas mensagens distribuídas por múltiplos canais. Por isso, pode ocorrer de nem todos terem acesso às mesmas informações. Nesse cenário, começa o ruído informacional, que dependendo do teor das mensagens, pode se transformar em algo muito maior e desconfortável.

Por isso, o primeiro passo para mitigar esse problema é eleger um canal oficial para mensagens importantes, como memorandos, avisos e advertências. Um dos melhores canais é o e-mail, pois todos os colaboradores terão acesso e conseguirão visualizar a mensagem, de acordo com seu tempo.

Para as equipes que normalmente utilizam o WhatsApp, outra ferramenta pode ser utilizada para garantir o acesso à informação relevante para todos os membros. Uma sugestão é o Slack. Essa é uma plataforma que permite a troca de mensagens e a criação de canais exclusivos, sem atrapalhar o fluxo de informações.

Assim, todas as mensagens importantes para o andamento do trabalho estarão disponíveis em ferramentas oficiais da empresa.

Adicionalmente, para mensagens que necessitam de retorno, sempre estabeleça um prazo para as pessoas responderem, evitando que o assunto caia no esquecimento.

2. Ausência de comunicação entre equipes

As empresas apontam a ausência de comunicação entre membros das equipes, ou entre setores, como um dos principais e mais graves problemas enfrentados.

A falta de comunicação afeta vários pontos, como:

Produtividade;

Qualidade do serviço ou produto entregue;

Cumprimento de prazo;

Entendimento da demanda.

E para quebrar essa cadeia de falhas nas rotinas, é necessário implementar algumas mudanças para melhorar a comunicação entre as equipes, como:

Implementar sistemas empresariais de comunicação;

Disponibilizar canais para videoconferências.

Além disso, sempre que possível, estimule a interação pessoal em reuniões, eventos e até mesmo conversas informais no café da empresa, se for um ambiente presencial.

No momento em que as equipes começam a dar rosto aos nomes que estão em seus e-mails, é possível a criar afinidade e colaboração entre as equipes, reduzindo as falhas na comunicação das companhias.

Adicionalmente, vale ressaltar que empresas que adotaram o regime home office devem redobrar a atenção com a comunicação dos colaboradores, pois o sucesso das atividades depende da interação entre os times.

3. Reuniões desnecessárias

As reuniões foram criadas para facilitar a comunicação entre equipes e entre pessoas. No entanto, quando elas ocorrem apenas por rotina, sem um propósito real, se tornam um problema para a empresa.

Existem reuniões que demandam praticamente um dia inteiro de expediente, e na maioria das vezes, acabam sendo inconclusivas, pois devido a sua extensão, o foco é perdido no meio do caminho.

Por isso, é necessário mudar a cultura da empresa, implementar novos métodos para agilizar as reuniões e conseguir resultados relevantes, como uma tomada de decisão ou evolução de um projeto, por exemplo.

Algumas metodologias ágeis, como o Scrum e KanBan, adotam reuniões rápidas para tratar assuntos do dia, atividades com impedimentos entre outros temas que são relevantes.

Além disso, antes de iniciar uma reunião, crie a pauta dos assuntos que deverão ser abordados, e sempre os termine com uma solução para que você consiga mensurar os resultados obtidos em cada uma das reuniões.

4. Excesso de e-mails

O e-mail é uma ferramenta institucional que permite tratar sobre assuntos com diversos setores, permitindo respostas rápidas e conclusões, sem a necessidade de reuniões presenciais ou ligações. Além de ser uma ferramenta utilizada como registro e documentação em caso de decisões relevantes, solicitações e respostas sobre demandas.

No entanto, as empresas acabam banalizando o uso dessa ferramenta com a troca excessiva de e-mails desnecessários. Criando assim uma caixa de e-mails lotada para todos os colaboradores e gerando um trabalho adicional de resposta.

Por isso, é importante reduzir um pouco o volume de e-mails para evitar que assuntos importantes se percam entre as demais mensagens.

Conheça algumas medidas:

Utilize filtro de spam na sua caixa de e-mails;

E-mails automáticos (ou de rotina) devem ser direcionados para uma pasta separada da caixa de entrada;

Implementação de políticas para trocas de e-mails.

Com medidas simples é possível ter uma caixa de e-mails muito mais funcional!

5. Ausência de feedback

O feedback é uma forma do colaborador entender quais são seus pontos fortes e quais devem ser trabalhados para conseguir melhorar seu desempenho. No entanto, nem todas as empresas entendem os benefícios da comunicação entre equipes ser voltada para uma cultura direcionada ao feedback.

Para a evolução profissional, é necessário que o colaborador entenda como seu trabalho está sendo visto por seus pares, pelos líderes e pelos seus companheiros de equipe.

E quando a empresa não possui uma cultura de feedback o colaborador fica perdido, sem direcionamento, pois ele não sabe o que precisa ser feito para realizar melhores entregas, ou melhorar o relacionamento interpessoal.

O feedback está nas atribuições de um bom líder, pois ele aponta os erros e as possibilidades para melhorá-los, bem como os acertos ao longo da trajetória, e como eles podem auxiliar o colaborador a alcançar seus objetivos na empresa.

Fonte:

https://www.thespeaker.com.br/oratoria-para-vendas-como-domina-la-e-aumentar-seu-poder-de-vender/

Fonte: Redação Terra
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