Como criar planilha no Excel? Passo a passo e dicas
Entender como criar planilha no Excel pode fazer a diferença no trabalho ou nas finanças pessoais. Saiba como fazer.
O artigo explica como criar e personalizar planilhas no Excel, abordando funções básicas, atalhos, formatação, gráficos, tabelas dinâmicas, macros e opções de salvamento, com dicas para potencializar o uso da ferramenta.
Quem busca entender como criar planilha no Excel sabe a importância do recurso para a vida profissional. Além disso, as planilhas podem ser úteis na organização pessoal, já que facilitam atividades variadas relacionadas à organização, cálculos e muito mais.
O Excel faz parte do pacote Microsoft Office e oferece ferramentas diversas para análise de dados, armazenamento de informações e manipulação de dados para a criação de tabelas, cálculos e gráficos diferenciados.
Como criar planilha no Excel? Passo a passo
Aprender a criar uma planilha no Excel é simples e pode ser feito a partir de qualquer computador ou celular que tenha o pacote Office instalado.
Além disso, também é possível usar o Excel na nuvem, por meio do link excel.cloud.microsoft.
Para criar a planilha pelo pacote Office, o procedimento é simples:
- Clique no ícone do Windows, no menu Iniciar;
- Após clicar no Windows, desça a tela até a letra E e clique no ícone do Excel;
- Se preferir, digite “Excel” na área de busca, no rodapé da tela.
- Automaticamente será aberta uma planilha no Excel, que poderá ser editada e salva posteriormente. A planilha poderá ser aberta tanto pelo Excel Cloud quanto em outros recursos de edição de documentos, como o Google Drive.
Como abrir o Excel e iniciar uma nova planilha?
Para começar, abra o Excel no seu computador, seja pelo menu Iniciar ou pela área de busca. Ao iniciar o programa, escolha a opção "Pasta de Trabalho em Branco" para criar um novo projeto.
Quando essa opção é escolhida, a tela exibe uma tela em branco, com uma planilha vazia. Caso a intenção seja abrir um documento já existente ou utilizar um formato como base, também é possível selecionar uma dessas opções ao abrir o programa.
Qual a diferença entre pastas de trabalho e planilhas?
As pastas de trabalho e as planilhas estão relacionadas no Excel, mas são diferentes. A pasta de trabalho é o arquivo completo do Excel, que pode conter várias planilhas em abas diferentes. A pasta de trabalho é caracterizada por gerar um arquivo, com final xlsx.
A planilha, por sua vez, é uma das abas, que conta com dados específicos. É possível contar com várias planilhas em uma mesma pasta de trabalho, para maior organização. As planilhas também podem ser renomeadas, duplicadas ou excluídas, por exemplo.
Como ajustar colunas e linhas?
O visual da planilha faz toda a diferença na hora de interpretar dados. Por isso, é essencial entender como ajustar colunas e linhas, para que a visualização das informações não prejudique a análise dos dados.
Para ajustar colunas e linhas, você só precisa:
- Posicionar o mouse entre as letras das colunas ou números das linhas;
- Arrastar de acordo com o tamanho de largura desejado.
Outra opção é o ajuste automático, por meio de um clique duplo na coluna ou na linha, que ajusta o tamanho de acordo com o conteúdo.
Também é possível acessar o botão “Formatar” a partir da página inicial e escolher a opção “Ajustar automaticamente a largura da coluna”.
Como alterar fontes, cores e estilos?
Outra prática que ajuda a personalizar uma planilha é a mudança de fontes e estilos, para deixar o documento mais amigável e fácil de ler.
Para a alteração, é possível ir até o menu "Início" e, depois, escolher o tipo de fonte, além de opções como aplicação de negrito, mudança da cor do texto e do fundo da célula, entre outras funcionalidades.
Com as mudanças, é possível destacar dados, segmentar categorias ou alinhar a planilha à identidade visual de uma empresa, por exemplo.
Como usar bordas e preenchimento?
O uso de bordas ajuda a delimitar as áreas de uma célula ou de colunas e linhas na planilha, organizando a visualização dos dados.
Para usar o recurso, basta ir até a guia "Início" e, na sequência, escolher a opção de bordas, para incluir várias opções de contorno.
Outro recurso é o preenchimento com cores, útil para categorizar informações ou guiar a navegação. Na mesma guia, é possível escolher a cor do fundo de uma célula entre diferentes opções.
Inserindo e manipulando dados
Inserir dados no Excel é simples, basta clicar em qualquer célula e digitar a informação desejada. Também é possível inserir informações a partir do recurso copiar (CTRL+C) e colar (CTRL+V), para facilitar.
Já a manipulação de dados pode ser realizada tanto com os atalhos do teclado quanto com o mouse, pelos recursos presentes no menu superior. As informações podem ser editadas individualmente em cada célula, em grupos de linhas e colunas ou na planilha inteira, de acordo com os recursos selecionados no menu.
Tipos de dados no Excel (texto, números, datas)
O Excel, geralmente, identifica de maneira automática o tipo de dado inserido. Porém, em algumas situações, é preciso editar a informação manualmente. Os principais tipos de dados no Excel são:
- Texto: como nomes, descrições e categorias;
- Números: valores monetários, porcentagens, quantidades e cálculos;
- Datas: cronogramas e prazos.
Os dados podem ser organizados de acordo com a preferência de quem edita a planilha, e o próprio Excel oferece formatos diferentes de dados.
É possível, por exemplo, organizar uma coluna para exibir números como valores em real, ou datas no padrão DD/MM/AAAA (dia, mês e ano, com dois dígitos para dia e mês e quatro para o ano) ou DD/MM (dia e mês, com dois dígitos cada um).
Como ordenar e filtrar informações?
Ordenar e filtrar informações ajuda a organizar dados e localizar informações mais facilmente, especialmente quando a planilha fica maior e com mais dados.
No menu "Dados", na parte superior, há opções para ordenar colunas de A a Z, Z a A ou por valores numéricos, por exemplo.
Os filtros também são aliados que permitem visualizar apenas as informações selecionadas ou, por exemplo, células vazias. Com os filtros é possível ocultar partes de dados que não serão visualizados durante a análise, sem que seja necessário apagar as informações da planilha.
Uso de listas suspensas para validação de dados
As listas suspensas ajudam a padronizar a entrada de dados em campos específicos. Para criá-las, basta escolher a opção “Dados” e, sem seguida, o botão “Validação de Dados”. Ao final, selecione a opção “Lista”.
O recurso de lista suspensa evita erros de digitação, sendo utilizado em formulários e sistemas de controle para manter a consistência da planilha.
Fórmulas e Funções Básicas
Fórmulas são o coração do Excel e permitem a realização de diferentes operações, desde as mais simples, como somas e multiplicações, até cálculos complexos, cruzamento de dados e análises de dados completas.
Além disso, conhecer as funções permite automatizar tarefas, economizar tempo e reduzir a margem de erro em projetos que envolvam grandes volumes de dados.
Soma, Média, Máximo e Mínimo
As aplicações de Soma, Média, Máximo e Mínimo ajudam a acelerar cálculos e localizar informações de maneira mais ágil. Entenda para o que cada aplicação serve:
- SOMA, serve para somar números em um intervalo e é representada pela fórmula =SOMA(A1:A10), para somar valores entre as células A1 e A10;
- MÉDIA, que mostra o cálculo de média em um intervalo, por meio da fórmula: =MÉDIA(A1:A10);
- MÁXIMO, que exibe o maior valor em um intervalo, com a fórmula =MÁXIMO(A1:A10);
- MÍNIMO, usado para localizar o menor valor de um intervalo, por meio da fórmula =MÍNIMO(A1:A10).
Referências absolutas e relativas
Entender como as referências funcionam é crucial para copiar fórmulas corretamente.
- Relativas: são referências que mudam conforme uma fórmula é copiada para outra célula. Caso, por exemplo, a célula A1 tenha uma fórmula =B1+C1, quando a fórmula é copiada para a célula A2, será =B2+C2;
- Absolutas: são referências que, com o auxílio de cifrões, permanecem fixas. No mesmo exemplo, se a fórmula da célula A1 for alterada para =B$1+C1, quando copiada e colada na célula A2 a fórmula passará a ser =A1+B2.
A tecla F4 permite alternar rapidamente entre os tipos de referência durante a edição.
Funções SE, PROCV e PROCH
O Excel conta com diversas funções que ajudam a elaborar análises de dados. Entre as principais, estão:
- SE: permite condições lógicas simples (aprovado ou reprovado, por exemplo);
- PROCV: busca dados em tabelas alinhados verticalmente;
- PROCH: busca informações na planilha horizontalmente.
Essas funções permitem não apenas análises mais complexas, mas também a localização de informações de maneira mais rápida, especialmente diante de grandes volumes de dados em planilhas.
Criação de Gráficos
Visualizar dados em formato gráfico facilita a interpretação das informações, além de tornar as apresentações mais atraentes.
Além disso, é uma forma de resumir informações de maneira visual e objetiva em relatórios e reuniões.
Tipos de gráficos mais usados
Os principais tipos de gráficos no Excel são:
- Colunas e barras, úteis para comparações;
- Linhas, para visualizar tendências;
- Pizza, que mostram distribuições de percentuais;
- Área e dispersão, para mostrar relações.
Cada tipo atende a diferentes necessidades, dependendo da natureza dos dados.
Como inserir e personalizar gráficos?
- Depois de selecionar os dados, vá em "Inserir” e, depois, na opção “Gráficos". Basta escolher o modelo que melhor se encaixa na sua análise.
- Após a criação, explore as opções de "Design" e "Formatar" para ajustar cores, legendas, rótulos e dar o toque final ao seu gráfico.
Uso de tabelas dinâmicas: O que são e para que servem?
As tabelas dinâmicas resumem grandes volumes de dados em análises fáceis de manipular. Elas permitem agrupar, filtrar e comparar informações rapidamente.
É uma ferramenta indispensável para quem lida com bases de dados extensas e precisa de agilidade na geração de relatórios.
Como criar e personalizar uma tabela dinâmica?
- Para criar uma tabela dinâmica, siga as etapas a seguir:
- Selecione a área de dados e clique em "Inserir”;
- Depois, escolha a opção “Tabela Dinâmica";
- Em seguida, defina se a tabela será inserida na planilha existente ou em uma nova.
- Depois, arraste os campos para as áreas de linhas, colunas, valores e filtros.
É possível personalizar a tabela de acordo com as funções de edição da planilha relacionadas a layout, como formatação de células, linhas e colunas. Também é possível usar estilos de tabela a partir de modelos do próprio Excel.
Automatizando tarefas com macros
Macros são gravações automáticas de ações no Excel, ideais para tarefas repetitivas. Elas agilizam processos e reduzem o risco de erro humano. Mesmo quem não domina programação pode começar a usar macros de maneira simples e eficiente.
Introdução às macros
Para utilizar as macros, é preciso ativar a guia "Desenvolvedor" nas configurações do Excel para acessar a função de gravação de macros. A partir daí, você poderá criar sequências automatizadas em poucos cliques, de acordo com as opções que são mostradas.
A ativação acontece a partir do menu “Arquivo” e do botão “Opções”. Em seguida, escolha “Personalizar a Faixa de Opções” e marque a opção “Desenvolvedor”.
Lembre-se de salvar o arquivo no formato .xlsm para garantir que as macros sejam preservadas corretamente.
Como gravar e executar uma macro?
Para gravar macros, basta ir até a guia “Desenvolvedor” e, em seguida, escolher “Gravar Macro”. Informe um nome e uma tecla de atalho para gravar a macro, se desejar.
Após a gravação da ação que deve ser automatizada, basta clicar em “Parar gravação”, na mesma guia “Desenvolvedor”.
Com a gravação ativada, o Excel passará a rodar a macro para repetir tudo automaticamente. Essa funcionalidade é excelente para criar rotinas padronizadas e economizar tempo no dia a dia.
Salvando e compartilhando a planilha
O uso de planilhas pelo Microsoft Cloud permite o auto salvamento, quando todas as edições na planilha são salvas automaticamente.
Além disso, é possível salvar a planilha por meio do menu “Arquivo”, no canto superior esquerdo”, e depois na opção “Salvar como”. O atalho CTRL+S também permite salvar o arquivo.
O compartilhamento da planilha pode ser feito no menu “Compartilhar”, no botão localizado na barra de ferramentas. É possível gerar um link para o arquivo ou enviar diretamente a destinatários de e-mail.
O menu “Salvar como” também exibe a opção de baixar a planilha, que pode ser compartilhada posteriormente, como anexo ou ser inserida em uma pasta de acesso compartilhado.
Formatos de arquivo (XLSX, CSV, PDF)
Ao finalizar seu trabalho, escolha o formato adequado para salvar:
- XLSX: mantém todas as funcionalidades do Excel;
- CSV: ideal para importar dados para sistemas externos;
- PDF: ótimo para documentos que precisam ser enviados ou impressos.
- Cada formato tem uma finalidade específica; por isso, vale avaliar a melhor opção de acordo com o objetivo.
Proteção e permissões de edição
Proteja suas planilhas para evitar edições acidentais. Na aba "Revisão", escolha "Proteger Planilha" e adicione uma senha.
Você também pode definir restrições para permitir apenas certas edições, ideal para arquivos colaborativos.
Dicas finais para melhorar o uso do Excel
Para aproveitar ainda mais o Excel, confira algumas dicas:
- Use atalhos de teclado para ganhar velocidade;
- Aproveite os tutoriais gratuitos da Microsoft;
- Estruture seus dados de forma lógica antes de aplicar fórmulas;
- Explore recursos avançados como Power Query e Power Pivot para análise de dados.
Recursos adicionais para aprendizado
Quem deseja se aprofundar no uso do Excel também pode fazer cursos gratuitos e pagos oferecidos por plataformas de ensino.
Existem opções que vão do nível básico ao avançado, ou opções com aplicações voltadas a áreas específicas, como análise de dados, finanças pessoais, entre outras.
Alguns canais no YouTube e perfis em redes sociais também ensinam a utilizar o Excel de maneira profissional. Além disso, fóruns e comunidades online também são espaços para tirar dúvidas específicas e acompanhar discussões com usuários experientes.
Para saber mais sobre como se organizar financeiramente e como desenvolver competências em planilhas, navegue no Terra Dinheiros!
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