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6 motivos pra migrar os documentos da sua empresa pro digital

CEO da Clicksign pontua as vantagens como economia de tempo e dinheiro.

17 jan 2022 06h00
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Foto: IBM Research / Visualhunt

Gastos com papel, impressão e serviços de transporte para entrega e devolução de contratos assinados por cada um das partes interessadas estão na conta de quem utiliza o método tradicional de assinaturas a próprio punho.

Conforme levantamento da unidade de negócios digitais da Sambatech, edtech de soluções para instituições de ensino e corporações, a Samba Digital, 85% dos negócios que ainda não têm iniciativas em Transformação Digital já perceberam o quanto é importante atentar para o assunto e 76,2% das companhias do país estão desenvolvendo ou implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações.

Referência em assinaturas eletrônicas e digitais, a Clicksign auxilia empresas em todo o país - e em diversos mercados - a terem uma gestão de documentos mais automatizada e ágil.  Marcelo Kramer, CEO da empresa deixa mais claro, em seis tópicos, as vantagens dos dois métodos de assinatura e como eles podem facilitar o dia a dia da sua empresa:

1 - Menos espaço físico

Armazenar os documentos físicos exige cuidado e gestão. Atrelado a esses custos operacionais entram também os riscos de multas por má preservação e gerenciamento desses documentos. Além das condições ideais do ambiente para guardar os documentos, é importante lembrar sobre o espaço em seu escritório/empresa que deve ser reservado para o arquivamento.

2 - Tempo é dinheiro

O tempo que a empresa gasta com o trâmite de entrega e devolução de papéis assinados pode ser substituído para geração de mais negócios e conquista de mais clientes.

3 - Armazenamento eterno

Com um ambiente tecnológico, seguro e totalmente escalável, há uma performance e armazenamento desses documentos sem custos adicionais. Outra vantagem de estar na nuvem: o sistema deixa disponível o documento até o momento que o usuário desejar.

4 - Segurança

São adotados procedimentos para criptografar as informações armazenadas na nuvem. As bases de dados são criptografadas antes mesmo das informações serem salvas.

5 - Organização

Com o sistema de assinaturas eletrônicas e digitais, você tem acesso, a hora que quiser, do histórico de assinaturas com o seu cliente. Pois é possível realizar o backup, também criptografado.

6 - Validade jurídica

As assinaturas eletrônicas estão descritas em diversas normas, dentre as quais o artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, conhecida como ICP-Brasil, e também estão incluídas na nova Lei Federal 14.063/2020 que classifica as assinaturas eletrônicas e regulamenta a aceitação e utilização pelos Entes Públicos.

Ou seja, o processo de negociação virtual está amparado judicialmente, podemos constar que a assinatura eletrônica reserva a mesma relevância de uma assinatura em papel físico.

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