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Gestão de documentos: 5 razões pra mudar do papel pro digital

Economia, segurança, praticidade e rapidez são algumas das vantagens de aderir à gestão digital.

24 abr 2022 04h00
| atualizado às 13h07
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Foto: Adobe Stock

A digitalização do mercado é uma tendência que vem ganhando força há anos. Entretanto, com a pandemia, esse fenômeno foi acelerado de maneira exponencial. Hoje, a automação na gestão de documentos se consolidou no mundo corporativo, e empresas de todos os portes aderem a plataformas de Contract Lifecycle Management (CLM) para garantir um fluxo prático e seguro de suas documentações.

Para auxiliar aqueles que ainda têm dúvidas se devem embarcar nessa jornada, a NetLex, startup pioneira que oferece uma plataforma para gestão de documentos e contratos, aponta 5 razões para passar sua gestão de documentos dos papéis para o digital em 2022.

1. É mais econômico 

De acordo com um estudo feito pela World Commerce & Contracting Association, problemas com falta ou má gestão de contratos podem gerar perdas de até 9,2% da receita total da empresa. E mais, de acordo com a PWC, 2% do custo total de uma empresa pode ser economizado ao adotar uma plataforma que automatiza a gestão de documentos e contratos, pois os riscos de imprecisão e a falta de conformidade são eliminados com a automatização.

2. É mais seguro 

A plataforma de CLM permite que todos os processos relacionados aos documentos sejam realizados dentro de um ambiente seguro, desde a elaboração até a assinatura, incluindo interações via chat e acompanhamento de prazos de vencimento. Com isso, dispensa-se o uso de e-mails, tabelas no Excel e infinitos arquivos no Word, o que traz maior segurança para a operação.

3. É mais prático e rápido 

De acordo com um estudo da Goldman Sachs, 50% do tempo gasto na formalização de negócios pode ser reduzido através de uma melhor gestão de contratos. A tecnologia altamente customizável do netLex otimiza todo o ciclo de vida dos documentos, incluindo as fases de solicitação, criação, negociação, aprovação, assinatura, gestão e extração de inteligência, com os documentos sendo submetidos a workflows inteligentes que atendam às necessidades específicas do cliente.

4. Facilita a coleta de dados 

Como toda a documentação fica reunida em formato digital, torna-se possível coletar dados para aprimorar a gestão do setor. Quando o documento é produzido via questionário do netLex, a plataforma é capaz de extrair informações de forma personalizada, conforme as demandas do usuário, disponibilizando-as para em dashboard simplificado ou compilando-as automaticamente em relatórios.

5. É um sistema unificado 

Acabou-se o tempo de lentidão e de erros com as infinitas trocas de e-mails, documentos no Word e planilhas no Excel, pois o software permite que todos os processos relacionados aos documentos sejam realizados dentro do próprio sistema, além de que tudo fica sempre armazenado na nuvem.

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