Guarda de Documentos: segurança e integridade para o seu negócio
Confira as vantagens da contratação de uma empresa de guarda de documentos.
A Tecnologia da Informação, é, sem dúvidas, uma das áreas que mais evoluiu nas duas últimas décadas, transformando a tudo e a todos. Ao longo deste processo evolutivo, as empresas foram obrigadas a se adaptar a novas estratégias tecnológicas para não serem engolidas pela concorrência.
Hoje em dia, sobreviver no mundo dos negócios sem o auxílio de um bom suporte digital é um panorama quase que impossível de se imaginar. Pensando nisso, a digitalização e Guarda de Documentos são duas das tarefas mais importantes para empresas que passam pelo processo de modernização. O arquivamento físico de documentos é também parte da reorganização de espaços, fazendo com que a empresa ganhe de alguns metros até novas salas.
O serviço, inclusive, foi profissionalizado já há alguns anos, tornando possível sua contratação por uma empresa que faça a gestão e organização de todos estes arquivos. Com isso, através do armazenamento e gerenciamento de informações, a empresa garante total controle de acesso aos seus arquivos e dados confidenciais, além de maior dinamismo e praticidade para manuseá-los.
Otimização de processos para maior controle e segurança de informações
Um certo "preconceito" ainda de pé contra a Guarda de Documentos é a desconfiança que muita gente mantém em sua contratação. Na maioria das vezes, as justificativas são porque as empresas julgam não ser necessário contar com este tipo de serviço ou acreditam que documentos possam ser perdidos (ou até roubados) neste processo.
O que nem todo mundo sabe ou teve a oportunidade de conhecer é a qualidade da infraestrutura oferecida por empresas sérias que atuam neste segmento. Em algumas instituições, é possível contar com ambientes exclusivos e climatizados, em que a integridade dos documentos é garantida por uma equipe de profissionais especializados em segurança. Como é o caso da SPLS Systems, por exemplo.
Para se ter uma ideia da efetividade do serviço no Brasil, há casos em que empresas de fora do país contratam o serviço pela maneira como é realizada. A burocracia brasileira, é também um dos principais motivos para o aumento da procura pela Guarda de Documentos, que, de acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os arquivos tipicamente ativos crescem 25% ao ano.
Para instituições que trabalham com um alto fluxo de armazenagem de arquivos, guardá-los em um ambiente específico para isso pode garantir a preservação do material, principalmente quando a consulta a este tipo de documento não costuma acontecer mais de uma vez em um espaço de anos.
Até porque já imaginou aquelas empresas que precisam armazenar de quatro a cinco contratos por cliente? Pois é, uma confusão armada que pode atrapalhar e muito os negócios. Por tudo isso, não perca o seu tempo dando um "jeitinho" de armazenar seus documentos. A solução pode ser muito mais simples e prática para a sua empresa.
Fonte: http://www.spls.com.br/servicos/guarda-de-documentos.html
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