Como dirigir reuniões com mais clareza e objetividade?
Reuniões longas e improdutivas têm sido motivo de muitos incômodos para a maioria das pessoas. Veja como dirigir reuniões com objetividade.
Olá, Speakers! Tudo bem?
Se perguntarmos para os profissionais inseridos no mercado quais são os maiores incômodos no dia a dia corporativo, é muito provável que a maioria das pessoas se queixe das reuniões longas e improdutivas.
Esse tipo de reunião de trabalho é um dos grandes problemas de empresas ou organizações que, frequentemente, veem seus profissionais perdendo tempo e energia com encontros pouco eficazes e excessivamente cansativos.
Se você é um profissional que trabalha com a gestão e administração de pessoas ou equipes de trabalho, parte das suas responsabilidades é organizar reuniões, correto? Mas, afinal, como fazer com que elas sejam mais objetivas? Quais técnicas devem ser aplicadas para que uma reunião seja eficaz?
É sobre isso o nosso artigo de hoje. Informe-se e mude a forma como você organiza e dirige suas reuniões de trabalho!
Como dirigir (bem) uma reunião de trabalho?
Geralmente, a tarefa de organizar e dirigir reuniões de trabalho fica a cargo dos gestores, líderes de equipes ou setores, diretores, SEO ou outros cargos que envolvem administração de equipes.
Para que uma reunião dê certo – ou, em outras palavras, para que cumpra seus objetivos com eficácia e aconteça de forma mais assertiva –, os cuidados começam bem antes do encontro em si e dependem, justamente, de quem organiza e dirige a reunião.
Se você quer reuniões mais eficazes e que gastem menos tempo dos colaboradores da sua empresa, alguns aspectos precisam ser levados em consideração por você. Vejamos alguns deles:
A reunião presencial é mesmo necessária?
Hoje, são MUITAS as ferramentas disponíveis para que colaboradores de uma empresa se comuniquem entre si: e-mail, grupos de whatsapp, aplicativos de tarefas, entre outros. Por que não usá-los?
Antes de marcar uma reunião presencial, pense na possibilidade de que os assuntos possam ser discutidos por outros meios, desde que a complexidade do que está em pauta permita essa opção.
É importante definir qual é o principal meio de contato entre os profissionais de uma empresa ou equipe, evitando, assim, ruídos na comunicação.
Convoque apenas quem precisa (mesmo) estar presente na reunião
Parte fundamenta do sucesso de uma reunião é direcioná-la apenas para os profissionais que estão diretamente ligados aos temas que serão discutidos. Reuniões menores, com menos profissionais envolvidos, tendem a ser mais curtas, o que pode facilitar bastante o processo de comunicação e otimizar todo o diálogo entre profissionais, setores e equipes.
Tenha claro quais são os objetivos da reunião
Para atingir uma meta, é necessário, antes de tudo, saber qual é essa meta, não é verdade? Pois bem, essa regra também vale para as reuniões de trabalho.
Muitas vezes, os profissionais que dirigem uma reunião se preocupam apenas em definir os assuntos em pauta, mas isso não é suficiente. É indispensável definir claramente os objetivos desse encontro de trabalho para poder alcançá-los.
Organize um cronograma para o encontro
Uma das principais tarefas de quem dirige uma reunião é elaborar um roteiro para ela, estabelecendo um cronograma para cada tópico a ser discutido e pensando na melhor forma de utilizar o tempo do encontro.
Para garantir que esse cronograma seja cumprido, é importante compartilhá-lo com os outros integrantes da reunião com antecedência.
Saiba escutar os demais
Nem sempre o maior problema de uma reunião é o mau aproveitamento do tempo, com falta de organização ou sem clareza nos objetivos. Em muitos casos, o que impede o sucesso de uma reunião é a falta de abertura para que todos possam falar.
Um dos erros mais graves de quem dirige uma reunião é transformá-la em um encontro unilateral, restringindo, para si mesmo, a fala durante todo o tempo. Isso não é dialogar, não é mesmo? Sendo assim, é fundamental ter em mente que dirigir uma reunião não é sinônimo de não deixar que os demais exponham suas ideias ou argumentos.
Esses cinco cuidados, embora simples, transformam a maneira como um profissional organiza e dirige reuniões, fazendo com que elas sejam mais proveitosas e interessantes para todos os envolvidos. Aplique essas técnicas no seu dia a dia e veja as diferenças!
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