Funcionários usando IA sem regras? Veja 5 cuidados para proteger a empresa

A inteligência artificial (IA) já faz parte da rotina de muitos profissionais, que usam a tecnologia para redigir e-mails, resumir documentos e organizar planilhas. Em boa parte das empresas, porém, esse uso acontece sem regras definidas. Segundo o estudo "Future of Professionals 2026", da Thomson Reuters, 38% dos profissionais no Brasil utilizam ferramentas de IA sem autorização da empresa em que trabalham.

Uma pesquisa da SAP em parceria com a Oxford Economics, realizada com 200 líderes de empresas no Brasil, mostra o efeito dessa prática: 43% das companhias brasileiras ouvidas relatam vazamento de dados ou exposição de propriedade intelectual ligados a esse tipo de ferramenta. Apenas 15% consideram seus processos totalmente preparados para controlar o uso da tecnologia.

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Para Giovanna Araujo, advogada especializada em governança de inteligência artificial e sócia do Nasrallah e Araujo Advogados, o problema não está no uso da IA, mas na falta de orientação. "Proibir não funciona, porque a equipe vai continuar usando. O caminho é dizer com clareza o que pode, o que não pode e quem é responsável por cada ferramenta", afirma.

Quando um funcionário cola um contrato, uma lista de clientes ou dados financeiros em uma ferramenta de IA aberta ao público, essas informações deixam o ambiente controlado pela empresa, e a conta pode chegar ao negócio.

O que diz a lei?

Do ponto de vista jurídico, o uso de IA sem autorização não é um problema só do funcionário. Pelo Código Civil, o empregador responde pelos atos de seus empregados no exercício do trabalho, mesmo sem ter culpa direta. Na prática, se o dado de um cliente vaza porque foi inserido em uma ferramenta que a empresa não contratou, quem responde perante esse cliente é a empresa.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) reforça essa responsabilidade. A empresa é obrigada a adotar medidas de segurança para proteger dados pessoais e a comunicar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares os incidentes que possam gerar risco ou dano relevante. As sanções vão de advertência a multa de até 2% do faturamento no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração, sem contar eventuais indenizações aos afetados.

"A empresa responde pelo que o funcionário faz com a ferramenta, mesmo que nunca tenha autorizado o uso. Para o cliente que teve o dado exposto, não importa se a decisão foi de um analista ou da diretoria", explica Giovanna Araujo.

Há também o risco contratual. Muitos contratos com clientes e fornecedores têm cláusulas de confidencialidade, e inserir esse tipo de informação em uma ferramenta externa pode configurar quebra de contrato, com multa e até rescisão.

A ausência de regras pode agravar os prejuízos 

Ao mesmo tempo, a falta de regras limita a reação da empresa. E, sem uma política escrita e comunicada à equipe, fica mais difícil demonstrar que o funcionário descumpriu uma orientação. "Sem política, a empresa fica no pior cenário: responde pelo erro perante o cliente e tem dificuldade para responsabilizar quem errou. A regra escrita protege os dois lados, porque o funcionário também passa a saber o que é permitido", afirma.

A advogada também alerta que esperar por uma legislação específica não é justificativa para adiar a criação de regras internas. "Muitas empresas esperam uma lei específica sobre inteligência artificial para se organizar. Só que as regras já estão sendo aplicadas caso a caso, e quem não se prepara descobre o que devia ter feito quando já está respondendo por um problema", diz a advogada.

A tecnologia também passou a ser usada em golpes contra empresas. Em 2024, a multinacional de engenharia Arup confirmou ter perdido cerca de US$ 25 milhões depois que um funcionário em Hong Kong participou de uma videochamada com imagens falsas, criadas por IA, de executivos da companhia.

Organizando o uso da IA no dia a dia

Para ajudar empresários a organizar o uso da inteligência artificial no dia a dia, Giovanna Araujo lista cinco orientações:

1. Descubra quais ferramentas a equipe já usa

Antes de criar regras, é preciso saber o que já acontece na prática. Uma conversa com os times ou um levantamento simples ajuda a identificar quais ferramentas são usadas e para quais tarefas. "Muitas vezes o gestor acredita que a empresa não usa IA, e metade da equipe já usa todos os dias", afirma a advogada.

2. Defina o que nunca pode ser compartilhado

Dados de clientes, contratos, informações financeiras e estratégias do negócio não devem ser inseridos em ferramentas abertas ao público. "Se o funcionário não colocaria aquela informação em um e-mail para um desconhecido, também não deve colocá-la em uma ferramenta que a empresa não contratou", orienta.

3. Ofereça ferramentas aprovadas

Quando a empresa não oferece uma alternativa, o profissional tende a procurar ferramentas por conta própria. Contratar opções com regras claras de proteção de dados reduz esse risco. "Dar uma opção segura é mais eficiente do que só proibir. A equipe ganha produtividade, e a empresa sabe onde as informações estão", diz.

4. Combine um protocolo para pedidos fora do padrão

Pedidos urgentes de transferência, troca de conta bancária de fornecedores ou envio de dados devem ser confirmados por outro canal, mesmo quando parecem vir de um diretor por vídeo ou áudio. "Hoje é possível imitar a voz e o rosto de uma pessoa. Qualquer pedido que envolva dinheiro precisa de uma segunda confirmação, sem exceção", alerta.

5. Deixe claro quem responde pelo resultado

A IA pode ajudar a produzir textos, análises e relatórios, mas alguém precisa revisar o conteúdo antes que ele chegue aos clientes ou embase uma decisão. "A ferramenta não assina o documento. Quem responde pelo que a empresa entrega continua sendo uma pessoa, e isso precisa estar claro desde o início", conclui Giovanna Araujo.

Por Tabata Alves