Empresas gastam uma semana por mês só com a folha de pagamento
Atividade essencial na operação de qualquer negócio, a gestão da folha consome tempo precioso das empresas
Empresas brasileiras gastam até uma semana por mês para fechar a folha de pagamento, gerando impactos financeiros e operacionais, mas o uso da inteligência artificial pode reduzir essa duração e aumentar a eficiência em mais de 60%.
Fechar a folha de pagamento ainda é um dos processos mais demorados e críticos para as empresas brasileiras. Um levantamento da Tako, realizado durante o CONARH 2025, revelou que, em média, as empresas levam 5 dias e 7 horas para concluir essa tarefa. Ou seja, quase uma semana de trabalho dedicada apenas a encargos.
Mesmo quando eliminados os casos extremos de organizações que levam mais de 10 dias, por exemplo, a mediana ainda indica que metade das empresas gasta mais de 4 dias por mês nesse processo. Entre grandes companhias, com mais de mil colaboradores, o tempo médio chega a 6 dias e 10 horas.
“O tempo perdido em um processo tão crítico não representa apenas morosidade, mas uma perda de recurso financeiro e inteligência operacional, afinal cada hora extra dedicada ao fechamento da folha é um custo oculto que se acumula e drena a eficiência de todo o negócio”, alerta Juliana Jordão Machado, head de People na Tako, que palestrou no CONARH sobre a transformação da folha de pagamento por meio da IA.
Essa perda de eficiência não afeta apenas a rotina das equipes que lidam diretamente com a folha. Quando o fechamento se arrasta por vários dias, o impacto chega a outras áreas, como a financeira e contábil — que ficam sem números consolidados para projeções de fluxo de caixa, provisões e fechamento mensal. Sem dados consistentes e em tempo real, os executivos C-level também perdem visibilidade sobre a real estrutura de custos de pessoal e seus impactos no orçamento da empresa, o que limita a tomada de decisão estratégica.
Além disso, a demora desse procedimento recorrente é um sintoma da falta de investimento tecnológico em operações de pessoas.
“Hoje, é possível automatizar verificações de consistência, lançamentos e cálculos, contudo, muita gente ainda não olha para essa atividade como estratégica. Ao fazerem isso, estão se colocando em uma situação de risco”, afirma a profissional com 5 anos de liderança em Recursos Humanos.
No que diz respeito à conformidade trabalhista, é necessário considerar questões como erros de lançamento, cálculos equivocados e acúmulo de férias não concedidas. Evitar tais tropeços é o que diferencia uma organização que atua de forma reativa e uma que, estrategicamente, tem uma abordagem preventiva.
Longe de ser uma questão exclusiva das organizações de grande porte, essa ineficiência também deveria estar no radar de empresas menores, afinal, como identificou a pesquisa da Tako, mesmo companhias com até 100 colaboradores gastam, em média, 3 dias e meio para fechar a folha.
Atenta a esse desafio, a Tako recentemente desenvolveu mais um recurso para ajudar seus clientes a reduzir riscos e ganhar eficiência não só no fechamento da folha, mas na operação de pessoas de forma geral. São os agentes de inteligência artificial que, treinados a partir das informações da empresa e das regras trabalhistas brasileiras, analisam dados de toda a operação de pessoas, antecipam inconsistências, sugerem ações corretivas e oferecem insights que permitem decisões mais rápidas e estratégicas.
“Esses agentes são facilitadores de processos burocráticos e vão além. Eles atuam como parte da equipe, conectando dados, apontando riscos e mostrando oportunidades que ficariam escondidas. É assim que conseguimos transformar o que antes era só um custo operacional em inteligência para o negócio”, completa Juliana.
Na prática, o impacto já pode ser medido: com a plataforma da Tako, empresas registraram economia de até 7 dias de trabalho no processamento da folha de pagamento e ganhos de eficiência superiores a 60%.
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