Automação no Oracle Cloud reduz de centenas de horas para minutos processo de compras em rede hospitalar

Gerenciar compras e fornecedores em uma grande rede hospitalar envolve uma complexidade que vai muito além da aquisição de produtos. Quando dezenas de hospitais compartilham contratos, fornecedores e milhares de informações sobre preços, descrições e unidades de medida, uma atualização aparentemente simples pode representar centenas de horas de trabalho quando executada manualmente.

Esse foi um dos desafios enfrentados pela Community Health Systems (CHS), organização de saúde dos Estados Unidos com uma estrutura que inclui 75 hospitais e aproximadamente mil locais de atendimento. Em seu processo de transformação digital, diferentes sistemas de Supply Chain deram lugar a uma estrutura centralizada baseada em Oracle SCM Cloud.

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Um dos pontos críticos desse processo estava relacionado aos Blanket Purchase Agreements (BPAs), acordos utilizados para estabelecer previamente termos, condições e preços negociados com fornecedores e facilitar compras recorrentes.

O especialista em Oracle Procurement e Supply Chain Management Rodrigo Francisco atuou no projeto como Supply Chain Specialist, liderando atividades relacionadas aos módulos de Procurement, Inventory Management e Product Information Management (PIM). Dentro desse ambiente, uma de suas contribuições específicas foi o desenho e a liderança do desenvolvimento de uma integração inbound entre HealthTrust e Oracle Fusion Cloud, destinada a automatizar o processamento e a manutenção dos BPAs.

O problema de escala no ambiente hospitalar

Antes da automação, atualizações relacionadas aos BPAs precisavam ser processadas individualmente nos hospitais.

O desafio se tornava especialmente relevante porque os dados fornecidos pelos fornecedores não eram estáticos. Alterações de preços, descrições de produtos e unidades de medida exigiam atualização das informações no ambiente Oracle.

Em uma rede com 75 hospitais, repetir manualmente essas atividades multiplicava consideravelmente o esforço operacional. Além do tempo empregado, processos manuais dessa natureza criam pontos adicionais de exposição a inconsistências de dados e erros de digitação e validação.

Para dimensionar o problema, foi realizada uma análise considerando um BPA com 100 linhas, cada uma demandando atualização ou verificação de preço, descrição e unidade de medida.

No processo manual estimado para cada hospital, localizar e verificar os itens nos dados do fornecedor consumiria aproximadamente 50 minutos. A atualização manual dos preços no Oracle representaria outros 50 minutos. A verificação e atualização das descrições demandaria cerca de 33 minutos, enquanto as unidades de medida acrescentariam aproximadamente 25 minutos.

Somados o período de revisão, validação e eventuais correções, estimado em aproximadamente 20 minutos, o processo completo representaria cerca de 3 a 3,5 horas de trabalho por hospital.

Quando essa operação é projetada para os 75 hospitais da rede, um único ciclo de atualização pode representar aproximadamente 225 a 260 horas de processamento manual.

Da repetição manual à integração automatizada

A solução projetada por Rodrigo Francisco buscou modificar justamente essa lógica.

Em vez de replicar a mesma atividade manualmente nas diferentes unidades, a integração foi estruturada para receber os dados da HealthTrust e processá-los no Oracle Fusion Cloud.

O fluxo automatizado contempla etapas como ingestão dos dados do fornecedor, geração e mapeamento dos arquivos, upload e processamento no Oracle e tratamento das exceções identificadas durante a validação.

Para um conjunto de 100 linhas, a ingestão dos dados leva aproximadamente um minuto. A geração e o mapeamento do arquivo demandam entre um e dois minutos, enquanto upload e processamento no Oracle ficam na faixa de dois a cinco minutos.

O tratamento e a validação de exceções — que representam menos de 5% dos registros no cenário analisado — acrescentam aproximadamente cinco a dez minutos.

Com isso, o processamento que poderia exigir 225 a 260 horas de trabalho manual em toda a rede passa a ser realizado em aproximadamente 10 a 15 minutos por meio da automação, de acordo com a análise do projeto.

Considerando os pontos médios dos intervalos apresentados, a comparação é de aproximadamente 242,5 horas de processamento manual contra cerca de 12,5 minutos no processo automatizado.

Isso representa uma redução estimada superior a 99% no tempo de processamento para o cenário analisado.

Por que esse tipo de automação importa para o setor de saúde

O resultado não deve ser observado apenas pela quantidade de horas economizadas.

Em grandes organizações de saúde, procurement está diretamente relacionado à capacidade de administrar uma extensa rede de fornecedores, produtos, contratos e condições comerciais. Quanto maior a estrutura, maior tende a ser o impacto de processos repetitivos que dependem de intervenção humana.

Uma alteração de preço que precisa ser reproduzida dezenas de vezes, por exemplo, não representa somente um custo operacional. Ela também aumenta a possibilidade de diferentes unidades trabalharem temporariamente com informações divergentes.

A centralização e a automação ajudam a enfrentar esse problema ao permitir que informações sejam processadas de maneira mais padronizada. É justamente nesse ponto que projetos de transformação de ERP deixam de ser apenas substituições de software.

A implementação exige compreender como as informações chegam ao sistema, como devem ser transformadas, quais regras precisam ser respeitadas, como exceções serão tratadas e de que maneira o novo processo poderá funcionar em escala.

Tecnologia aplicada a um problema operacional concreto

A experiência da CHS também demonstra uma questão relevante para grandes organizações que estão migrando operações para ambientes de ERP Cloud: implementar uma plataforma tecnológica não significa, por si só, eliminar processos manuais.

Para que os ganhos de escala ocorram, é necessário identificar gargalos e projetar integrações capazes de transformar processos que antes dependiam de intervenção humana.

No caso da integração HealthTrust-Oracle, a contribuição de Rodrigo Francisco esteve justamente no desenho da solução para um problema operacional específico e mensurável.

Com mais de 12 anos de experiência em tecnologia e especialização em Oracle Procurement e SCM Cloud, Rodrigo participou de diferentes projetos de transformação digital em grandes organizações. Na CHS, porém, a relevância de sua atuação pode ser observada concretamente no processo implementado e em seus resultados.

Ao automatizar o fluxo de informações utilizado na manutenção dos Blanket Purchase Agreements, o projeto substituiu uma atividade repetitiva distribuída por dezenas de hospitais por um processamento centralizado e automatizado.

Em um setor no qual grandes redes precisam conciliar escala, controle de dados e eficiência operacional, casos como esse mostram como a automação em Oracle Cloud pode produzir resultados que vão além da implantação do ERP: ela pode alterar a própria maneira como processos de procurement são executados.

Quem é Rodrigo Francisco?

Rodrigo Francisco é especialista em Oracle Procurement e Supply Chain Management (SCM) Cloud, com mais de 12 anos de experiência em tecnologia e em projetos de transformação digital para grandes organizações. Possui MBA pela Tiffin University, nos Estados Unidos, e graduação em Engenharia Industrial pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ). Ao longo de sua carreira, tem atuado na implementação de soluções Oracle voltadas à modernização dos processos de compras, cadeia de suprimentos e gestão empresarial.