Veja como grandes empresas estão conseguindo organizar suas notas fiscais e se proteger do fisco

22 jun 2017 - 18h01

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A gestão de documentos fiscais é um processo trabalhoso e burocrático para qualquer empresa. Esta complexidade é ainda maior em companhias de médio e grande porte, que precisam gerenciar milhares de documentos por causa do alto volume de transações todos os meses.

Segundo o Arquivei - plataforma que armazena, organiza e permite a consulta de notas fiscais -, um profissional contábil gasta 30 minutos para consultar manualmente cada nota fiscal no site da Secretaria da Fazenda.

Este trabalho demanda a digitação de uma chave de acesso com 44 dígitos e a inserção de um captcha. Um lote de mil notas, por exemplo, demandaria mais de 16 dias de trabalho do profissional. Além do mais, não é rara a ocorrência de erros durante o processo, algo que pode gerar multas e penalidades.

A legislação brasileira estabelece que as empresas armazenem seus documentos fiscais por cinco anos para fins de fiscalização. Não atender a esta exigência, cometer erros ou atrasar o prazo de entrega destas obrigações ao fisco pode resultar em prejuízos consideráveis para as companhias.

Recorrer à tecnologia tem sido a alternativa encontrada por grandes empresas do país para enfrentar tal complexidade e evitar imprecisões. A Riachuelo, maior varejista de moda do país, lida com cerca de 300 lotes de notas fiscais por mês (contendo mil notas cada uma), além dos 3 milhões de cupons fiscais emitidos nas lojas.

Manejar esta grande quantidade de documentos era um desafio para o setor contábil da varejista, que decidiu contratar o Arquivei para diminuir o tempo despendido e organizar melhor seus processos fiscais. Antes de contratar o serviço, a Riachuelo demorava cerca de mil minutos para analisar um lote de notas fiscais. Hoje, este processo leva, no máximo, três minutos.

A empresa passou a utilizar features disponíveis na plataforma, que auxiliam na gestão de outras áreas. Uma delas é a ferramenta de Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), que permite à companhia saber onde as cargas dos fornecedores estão naquele momento, além de utilizarem também os relatórios avançados de notas fiscais e o de conferência de Sped.

Já a Batavo procurou o Arquivei em outubro de 2015 com o intuito de tornar mais completa a gestão de suas 50 mil notas fiscais mensais. A empresa sentia que perdia muito tempo procurando documentos e tentando validá-los e queria melhorar isso. Desde então, tem alcançado seu objetivo.

A plataforma é utilizada para fazer o gerenciamento fiscal da companhia, automatizar a área contábil e otimizar as rotinas dos departamentos. A ferramenta auxilia os funcionários na obtenção de informações relacionadas a NFes, funcionando como um valioso banco de dados. Além disso, a tecnologia de arquivamento na nuvem garante a segurança dos dados e o rápido acesso às informações.

A consulta da NFe online permite que a companhia gerencie seu estoque com mais eficácia. É possível fazer uma busca por nota recebida ou emitida e por qualquer período de tempo, recurso que permite à empresa obter uma compreensão muito mais completa do ritmo de consumo de cada produto.