Empresas devem ajustar rotinas para atendimento ao eSocial
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído para que empregadores comuniquem ao governo, de forma unificada e por meio de transmissão eletrônica, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
De acordo com o Portal eSocial, os dados coletados irão compor um banco de dados único que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.
Marcelo Lima, diretor da Domingues e Pinho Contadores, esclarece que, embora não tenha sido acompanhado por mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, o sistema altera, significativamente, a forma como as empresas se relacionam com o governo. Isso em um ambiente eletrônico em que o cruzamento de dados é o grande recurso do Fisco para mapear falhas e inconsistências.
Na avaliação do especialista, este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional.
eSocial: os impactos no dia a dia das empresas
As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.
- Eventos iniciais: identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.
- Eventos tabelas: complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.
- Eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).
- Eventos periódicos: a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.
No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos "S", cada um relativo a um registro específico. Cada evento "S" é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.
O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.
Prazos para a comunicação de eventos não periódicos mais comuns:
Admissão |
Este evento deve ser transmitido até o final do dia imediatamente anterior à admissão do empregado. Também é possível a recepção do evento até 30 dias antes da data de admissão informada. O evento pode ser cancelado no sistema até o próprio dia da admissão, caso esta não se concretize. |
Alteração de dados cadastrais do trabalhador |
As empresas terão até o dia 7 do mês posterior em que ocorreu a alteração para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração. |
Alteração de contrato de trabalho |
Mudanças na forma de contratação devem ser informadas até o dia 7 do mês posterior à alteração ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração. |
Convocação para trabalho intermitente |
Deve ser enviado antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado. |
Afastamento por atestado médico |
De acordo com o manual os afastamentos de pelo menos três dias devem ser informados ao eSocial. Recomendamos que sejam enviados todos os atestados, independentemente da quantidade de dias. |
Férias |
Precisam ser informadas ao trabalhador com 30 dias de antecedência e no eSocial junto com a folha de pagamento. |
Término do contrato de experiência |
As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento. |
Comunicação de acidente de trabalho |
As empresas deverão comunicar o acidente de trabalho à Previdência Social até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente. |
Desligamento |
As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento |
Reintegração |
Os casos em que o trabalhador é reintegrado também devem ser informados. Esta comunicação deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento "S-1200 - Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social vinculado ao Regime Geral de Previdência Social", e o "S-1202 - Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social", para o trabalhador a que se refere. |
"Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido", alerta Marcelo Lima.
Uma nova forma de trabalho
O eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos.
"Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma", explica o diretor.
Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.
"A nossa experiência assessorando centenas de clientes mostra que capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto", complementa.
Website: http://www.dpc.com.br
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