Uso de softwares de produtividade deve ser controlado por empresas; leia artigo

Reunião de equipe. No comando da distribuição dos trabalhos, Antônio abre uma ferramenta de gestão de tarefas em equipe baseada no método Kanban. Em sua equipe, há cinco líderes que mantêm ferramentas semelhantes para gerenciar suas próprias equipes. Cada um com seu próprio painel, nos quais tarefas delicadas, documentos diversos, projetos estratégicos e até modelos de protótipos são anexados para permitir trabalho conjunto, o que possibilita que até do celular seja possível seguir a evolução das tarefas.

Mas essa liberdade é bem-vinda? A empresa de Antônio homologa o uso dessa ferramenta? Ela é bloqueada para usuários estranhos ao corpo da empresa? A equipe de TI tem ciência do uso que se faz dela? Na saída de um profissional, o acesso que ele possuía é revogado? Existe controle ou limite para inclusão de novos membros?

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Esse é apenas um dos exemplos de Software as a Service (SaaS) que existem e são utilizados em empresas sem que se tenha nenhum controle ou até mesmo conhecimento por parte da instituição. Muitas vezes são empresas com amplo investimento em ferramentas de proteção de dados, inventário de softwares por máquina atualizado automaticamente, protocolo que impossibilita ao usuário instalar qualquer software não homologado e até portas USB fisicamente desativadas nas máquinas, mas ainda assim incapazes de mapear e reconhecer que as equipes estão fazendo uso de SaaS.

A facilidade de uso, a praticidade prometida e, muitas vezes, o apelo da gratuidade de algumas dessas ferramentas tornam quase impossível aos trabalhadores da atualidade abrirem mão de usá-las. São ferramentas ideais para o mundo do home office e para o trabalho híbrido, por permitirem que a atividade seja iniciada em um local e finalizada em outro, ora acessada de um computador, ora de um smartphone. O problema está no fato de que não é possível à empresa controlá-las. Poucas são as iniciativas nesse sentido, vindas, a maioria, de fora do País; mas ainda assim pouco eficazes. Afinal, não se trata de ferramentas que rodem sob a permissão prévia das instituições ou se limitem aos equipamentos delas para funcionar.

Por fim, o SaaS é uma porta para trânsito não controlado de informações, o que é um problema quando pensamos em segurança da informação, ainda mais na nova realidade da proteção de dados pessoais. Ainda que seja pouco provável uma fuga em massa da dados, não deixa de ser um meio pelo qual informações pessoais - e até sensíveis - protegidas pelas leis atuais e pela Constituição possam ser vazadas.

Ainda que por boa vontade e busca de maior produtividade por parte dos colaboradores, o uso de SaaS precisa ser compreendido e controlado pelas empresas. Precisando ser ela a definir o que, por quem e em que circunstâncias essas aplicações são ideais e seguras. Esse controle é imprescindível por tratar-se da manutenção e tratamento de informações que não pertencem à empresa, e pelas quais ela poderá ser responsabilizada em caso de vazamento. / ADVOGADO, ADMINISTRADOR, PROGRAMADOR, É DIRETOR EXECUTIVO DE URBANO VITALINO ADVOGADOS