Planilhas podem ajudar a organizar do estoque ao caixa
Para muitos, elas até podem parecer um bicho de sete cabeças. Temidas por alguns empreendedores, as planilhas podem ser uma ajuda e tanto à gestão de um negócio. De acordo com Amarildo Pereira da Silva, professor dos cursos Contmatic, de São Paulo, com conhecimento e prática, as planilhas só têm a acrescentar a um negócio.
Dependendo do tamanho no negócio, quando não há condições de compra ou desenvolvimento de um software de gestão específico, as planilhas podem ser o centro da organização do empreendedor. "Basicamente, o empreendedor pode organizar tudo com a ajuda de softwares de planilhas. Nelas, ele poderá trabalhar a organização do estoque ao caixa", diz ele.
A utilidade desse software não se limita à organização. Além de facilitar a visualização da informação, elas podem fazer cálculos e funções complexos. Essas duas ferramentas encontradas nos softwares de planilhas serão de grande ajuda ao empreendedor, que não precisará fazer tudo manualmente.
Outro ponto positivo na gestão com planilhas é a segurança. Segundo o professor, ainda há muitos empreendedores que costumam guardar em cadernos e papéis as informações a respeito de finanças, funcionários, balanços, contas e estoque, entre outras. No papel, essas informações estão sujeitas a se perder. Já com a planilha, tudo ficará arquivado.
Para garantir que os dados estejam seguros, é importante implantar um sistema de backup no computador da empresa. Complementando este, o ideal é que haja também cópia dos materiais "em nuvem", ou seja, usando sistemas de armazenamento de dados na internet.
Cuidados
Apesar de serem essenciais e muito úteis à gestão de um negócio, as planilhas devem ser usadas com cuidado. "Com as planilhas, não existe uma forma de conferência dos dados e resultados depositados no documento. Por isso, é preciso ter atenção ao digitar as informações", afirma Amarildo.
Apesar de as planilhas não serem um bicho de sete cabeças, se feitas por um empreendedor que não tem noção de como funciona o software os resultados obtidos pelo programa podem estar totalmente errados e gerar confusão nos dados da empresa.
"É importante mexer no programa, buscar saber como funciona e entrar em um curso básico de como utilizar planilhas. Se usadas de maneira errada, elas podem atrapalhar em vez de ajudar", explica.
Tutoriais disponíveis na internet e modelos prontos são também uma ajuda para o início. "Os programas normalmente oferecem opções de tipos de planilhas prontas que podem ser usadas. Essa é a forma mais básica de iniciar o aprendizado com esses tipos de softwares", sugere.
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