Gestão Visual: uma prática para aumentar a produtividade pessoal
Pensar visualmente já era uma prática da idade das cavernas, muito antes da invenção da linguagem escrita dos egípcios, de Leonardo Da Vinci, ou dos designers e engenheiros dos últimos séculos.
O ser humano tem facilidade para identificar padrões visuais e categorizar conteúdos por meio da visualização. Dessa forma, pensar e analisar de forma visual além de ajudar a perceber oportunidades e inconsistências de atividades que você realiza no cotidiano, também liberta o cérebro para imaginar, criar e implementar.
Criar relatos visuais ajuda a testar se as informações possuem nexo visualmente, pois ao agruparmos as informações nosso cérebro tende a procurar sentido. Funciona como uma espécie de validação conceitual das informações, pois se não fizer sentido nem conceitualmente, algo pode estar errado.
O professor de Design e doutor em Engenharia de Produção, Júlio Monteiro Teixeira, pesquisou por anos uma forma de tornar o Processo de Desenvolvimento de Projeto (PDP) mais visual e que pudesse ampliar as fronteiras do design e da gestão. O estudo resultou no livro 'Gestão Visual de Projetos: utilizando a Informação para inovar'.
E Teixeira vai mais além, indica que a Gestão Visual pode contribuir também no âmbito pessoal através do gerenciamento das próprias atividades, desde as tarefas diárias até os projetos de vida mais complexos. De forma que a visualização das informações se transforme em conhecimento que possa traçar um caminho para encontrar soluções, perceber oportunidades e tomar decisões.
Conhece aquela frase: "Entendeu ou quer que desenhe?", é mais ou menos assim que funciona a Gestão Visual nas questões pessoais, quando uma situação está mais complexa e difícil de ser compreendida, tem-se a oportunidade organizar as informações ou as atividades a serem realizadas de maneira visual a fim de entender melhor o contexto, definir prioridades, avaliar os resultados e vislumbrar novas possibilidades.
"As formas de apresentação visual são ilimitadas na Gestão Visual, pois os recursos visuais são guiados pelo objetivo de tornar fáceis e acessíveis as orientações, os procedimentos e a comparação do desempenho real versus o esperado", diz o especialista. Segundo ele, quando se consegue visualizar o tema de forma que seja possível desenvolver comparações, localização de padrões e mapeamento de ideias, torna-se mais fácil pensar globalmente, traçar objetivos e encontrar soluções.
Portanto, listamos abaixo alguns pontos que podem aumentar sua produtividade segundo o autor:
1. Monte um Plano de Tarefas Semanal
Segundo Júlio, uma boa maneira de utilizar a Gestão Visual em benefício próprio é promover a visualização das atividades e tarefas as serem realizadas. Pode-se começar, por exemplo, definido um Plano de Tarefas Semanal de forma bem visual, preferencialmente em um quadro em formato grande. Pois, A partir do momento que você visualiza as tarefas, entende que tem responsabilidades e cria um senso de planejamento e execução. Aos poucos vai se criando um bom nível de consciência e disciplina, por exemplo, com o tempo você percebera que verificar inbox e sua rede social pessoal não é uma tarefa.
Faça o seguinte, primeiro divida seus afazeres semanalmente em: "tarefas de média e curta duração" (até duas horas) e "tarefas de longa duração" (mais de duas horas).
Pendure um quadro branco em local de fácil visualização e concentre as principais informações divididas em dias da semana e não apague as anotações até o final da semana, assim, servirá de termômetro da sua performance.
A partir destas informações, elabore uma lista de tarefas diárias (to do list). O meio que irá usar para organizar as tarefas não é o mais importante, tem pessoas que preferem anotar em um caderninho de mão e, outras que gostam de utilizar aplicativos modernos de gerenciamento de produtividade ao longo do dia. O que importa mesmo, é não desviar o foco das atividades do dia, ser claro nas descrições, deixar a lista sempre acessível e fazer faxinas periódicas eliminando as tarefas que foram cumpridas.
2. Divida as maiores atividades em etapas
Faça um quadro de etapas e busque definir em cada etapa pontos como: "o que é", "o que fazer" e "como fazer". Depois pense sobre como tornar mais visual cada item desse quadro e sobre como as ferramentas visuais poderão permitir a melhor visualização dessas etapas o controle do processo. Vá do global para o detalhado.
Dica: não é muito útil tentar explicar tudo, em vez disso, tente interpretar e simplificar a informação, dividindo em blocos menores e mantendo o foco sobre o que é mais importante. Os detalhes ficam para o final.
Vamos supor que a sua intenção é morar no exterior, então, classifique por etapas quais passos seguir para verificar a viabilidade e como colocar em prática esse projeto de vida.
Para cada etapa identifique "o que é", "o que fazer" e "como fazer", como por exemplo, pesquisar mais sobre o destino no qual você quer morar, fazer levantamento de custo, avaliar se vai conseguir ficar tanto tempo longe dos entes queridos, conversar com pessoas que moram no local para saber quais as vantagens e dificuldades do dia a dia, saber qual a documentação necessária etc.
Segundo o professor Júlio, as imagens trabalham em nosso favor, citando o estudo organizado por Roan (2010), que mostra que a visão representa 80% da nossa percepção capturada por meio dos sentidos (visão, audição, paladar, tato e olfato).
"O ser humano tem como capacidade natural categorizar conteúdos por meio da visualização. Portanto, quando utilizamos a Gestão Visual para organizarmos as informações de forma visual elas se tornam mais acessíveis, fáceis de lidar e de colocar em prática", ressalta Teixeira.
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