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A gestão de documentos virtuais na era sustentável

25 out 2019
23h12
atualizado em 26/10/2019 às 00h04
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É claro que ainda encontra-se a famosa "papelada" envolvida nos mais variados trâmites pelo mundo. Mas os efeitos das transições tecnológicas que reinaram na última década já não são surpreendentes. Sabe-se que a digitalização alterou fortemente os costumes de escritório na sociedade.

Foto: Efcaz / DINO

Um dos maiores exemplos da transição para a documentação digital foi a adoção do modelo de notas fiscais eletrônicas no Brasil, desde 2007. Segundo estimativas, a adoção desse sistema, hoje tão comum e disseminado em todos os tipos de serviços, gerou uma economia de 88 milhões de folhas de papel em 13 anos.

Isso significa uma grande economia de energia, água e recursos naturais utilizados na fabricação de papel.

E fala-se apenas de uma das transições que tem revolucionado o cotidiano das empresas. Hoje, procedimentos que antes levavam tempo, deslocamento e uso de material, podem ser feitos entre um clique e outro, em qualquer lugar do mundo.

Ações importantes como assinar contratos, realizar transferências financeiras e gerir toda uma cadeia de fornecimento podem ser feitas dentro de sistemas online.

Como mostra-se a seguir, essa transição gera efeitos econômicos e ecológicos consideráveis.

A gestão de documentos virtuais

A velocidade e a praticidade dos documentos virtuais é inegável. Além de evitar o desperdício de papel, gastos com combustível e deslocamento de terceiros, o uso de documentos virtuais ainda permite que grandes espaços utilizados para armazenamento de arquivos sejam substituído por sistemas virtuais.

Isso não chega nem a ser uma novidade. É só dar uma olhada na paisagem das empresas para vislumbrar que o mundo dos negócios já está digitalizando arquivos há ao menos uma década.

Pode parecer uma coisa pequena, mas os espaços de arquivos que armazenam documentos físicos significam altos gastos de tempo, energia e pessoal no decorrer dos anos.

Um deles envolve até mesmo a preservação do material, já que as folhas de papel costumam conter ácidos que ajudam a sua deterioração no decorrer dos anos. Isso significa investimento em profissionais capacitados e infraestrutura adequada.

Para ter uma ideia do impacto que a tecnologia pode ocasionar na gestão de documentos, imagina-se as mudanças em um setor que depende do acesso contínuo de pastas e ficheiros, como o médico. Sistemas virtuais na nuvem significam acesso instantâneo para qualquer prontuário ou histórico em segundos, sem ocupar espaço físico na sede da clínica e agilizando muito os processos.

Assim, os sistemas de gestão virtual de documentos são uma alternativa prática e econômica para os negócios. Mas será que o impacto ecológico é tão impactante assim?

O cloud computing na era sustentável

Os discursos em prol da proteção do meio ambiente e a busca por opções de desenvolvimento sustentável estão cada vez mais fortes em nosso mundo. Uma das questões mais importantes envolvendo esse tema está justamente o excesso de uso de energia elétrica na obsessão contemporânea com equipamentos digitais.

A questão é: o uso dos documentos virtuais pode salvar milhares de árvores e diminuir as emissões de carbono. Mas será que essa economia compensa o uso de energia elétrica despendido nos servidores que armazenam todos esses documentos?

A maioria das grandes empresas que trabalham com sistemas cloud, como Amazon, Google e Facebook, estão nos EUA, um país conhecido por utilizar prioritariamente energia térmica, uma das que mais emitem carbono na atmosfera.

É por isso que o questionamento ecológico foi feito há anos, por ambientalistas que temiam que o futuro dessa tecnologia significasse um desastre ambiental maior do que seus benefícios, já que as estimativas era que o setor tecnológico superasse as emissões de carbono da aviação.

No entanto, a tecnologia evoluiu rumo a uma infraestrutura cada vez mais econômica e sofisticadas. Esses data centers são planejados para consumir e reciclar a maior quantidade de energia possível.

As grandes empresas tomaram nota da necessidades de prover tecnologia em compasso com as questões importantes do mundo atual. A Yahoo, por exemplo, começou a planejar as localizações de seu servidores nas proximidades de localidades que utilizam fontes energéticas renováveis e o Google criou uma subsidiária, a Google Energy, especialmente para trabalhar com fontes independentes de energia renovável.

Já as pequenas empresas dificilmente contam com recursos para criar data-centers e servidores com sistemas de ponta de refrigeração e em locais estratégicos para obter energia sustentável.

É por isso que a opção de contratar um serviço de armazenamento de documentos na nuvem é uma opção mais ecológica do que a ideia de adquirir um servidor local. Os servidores de empresas que oferecem armazenamento na nuvem são criados para serem utilizados de forma ágil e para não desperdiçarem energia elétrica.

Além disso, contratar um serviço gestão de documentos na nuvem significa mais segurança para documentos sensíveis, como contratos.

Como a gestão de documentos virtuais pode ajudar no desenvolvimento sustentável

Para que a gestão de documentos virtuais valha realmente a pena - no sentido prático, econômico e sustentável - um sistema robusto, organizado e seguro é essencial.

Nesse momento, a melhor escolha é contratar um serviço de gestão de documentos na nuvem que trabalhe com as certificações necessárias para que nenhum processo seja perdido ou feito sem seguir as legislações necessárias. A startup brasileira EFCAZ produz soluções de gestão de documentos para empresas, criando um ambiente virtual organizado, seguro e atualizado com certificações importantes. Além disso, a EFCAZ possui um sistema integrado de assinatura digital e gestão de contratos.

Imagina-se um mundo em que as reuniões de negócio por Skype possam terminar com parcerias fechadas imediatamente? Nas quais uma empresa fornecedora possa ter suas métricas analisadas e medidas quanto à eficácia, segurança e padronização?

Um dos grandes motivos para os problemas ecológicos globais está no desperdício. Com o sistema da EFCAZ fica evidente a possibilidade de escolher os melhores fornecedores, comparando resultados reais e corrigindo erros em tempo real.

Bem-vindo ao empreendedorismo do séc. XXI!



Website: https://www.efcaz.com.br/

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