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A maneira mais rápida de organizar as mensagens que chegam na sua caixa de entrada é fazendo com que o seu programa de e-mail execute essa tarefa automaticamente. Entre as possibilidades, você pode:

Fazer com que as mensagens enviadas por determinada pessoa (seu chefe, seu/sua namorado/a) sejam movidas para uma pasta específica;

Enviar, automaticamente, uma reposta para as mensagens enviadas pelos seus clientes;

Apagar, diretamente no servidor, mensagens de uma lista que você não quer mais receber (e não consegue cancelar);

O recurso se chama Regras para Mensagens (Outlook Express) ou Message Filters (Netscape Messenger). Se você é usuário do programa de e-mail da Microsoft, siga lendo esta página. Caso contrário, vá para o tutorial do Netscape Messenger.

Outlook Express 5.0

Para criar uma regra no Outook Express, clique no menu Ferramentas, na opção Regras para Mensagens e em Correio. Vai aparecer a janela abaixo:

Regras para mensagens

Clique no botão Nova. Você entrará na seguinte janela:

Nova regra de correio

Agora, para aprender como prencher os quatro campos, vamos criar uma regra fictícia: você deseja que as mensagen enviadas pelo Tio Patinhas, cujo e-mail é tiopatinhas@patopolis.com.br, sejam movidas para a pasta Caixa Forte. Vamos lá:

Selecione as condições para a regra: nesta campo, você marca a condição Quando a linha 'De' contiver pessoas;

Selecione as ações para a regra: aqui, você assinala Movê-la para a pasta especificada;

Descrição da regra: observe que neste campo vai aparecer uma breve descrição da regra que você está elaborando. Para seguir em diante, clique nos trechos em azul e sublinhados. Primeiro, em "contiver pessoas". Vai aparecer a janela abaixo. Preencha o endereço do e-mail (tiopatinhas@patopolis.com.br) e clique em Adicionar. Você pode adicionar mais de uma pessoa e buscá-las no Catálogo de endereços. Clique no botão OK e em "especificada". Selecione a pasta Caixa Forte. Se ela ainda não existe, basta clicar no botão Nova pasta, preencher o nome e clicar em OK.

Selecionar pessoas

Nome da regra: aqui, você escolhe um nome para identificar a regra.

Depois de preencher os quatro campos, clique no botão OK e você voltará para a primeira janela. É onde você pode adicionar, modificar ou remover as regras. Agora, confira algumas dicas importantes:

Existe uma maneira de queimar algumas etapas da criação de uma nova regra: se você já tem alguma mensagem (como a do Tio Patinhas, lembra?) guardada, marque-a, clique no menu Mensagem e em Criar regra a partir de mensagem...;

Você pode escolher mais de uma condição. Por exemplo: "Quando a linha 'De' contiver pessoas" e "Quando a mensagem estiver marcada como prioridade";

Da mesma forma, você pode escolher mais de uma ação. Por exemplo: "Movê-la para a pasta especificada" e "Marcá-la como lida";

Em alguns casos, pode ser importante: na primeira janela, você escolhe a ordem na qual as regras serão aplicadas.