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6 motivos para migrar os documentos da empresa pro digital

Confira quais as vantagens principais, especialmente economia de tempo e dinheiro.

21 dez 2021 06h15
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Armazenar os documentos físicos exige cuidado e gestão: a solução é digital
Armazenar os documentos físicos exige cuidado e gestão: a solução é digital
Foto: Wesley Tingey / Unsplash

Gastos com papel, impressão e serviços de transporte para entrega e devolução de contratos assinados por cada um das partes interessadas estão na conta de quem utiliza o método tradicional de assinaturas a próprio punho.

Conforme levantamento da unidade de negócios digitais da Sambatech, edtech de soluções para instituições de ensino e corporações, a Samba Digital, 85% dos negócios que ainda não têm iniciativas em Transformação Digital já perceberam o quão importante é atentar para o assunto e 76,2% das companhias do país estão desenvolvendo ou implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações.

Especialista em assinaturas eletrônicas e digitais, a Clicksign auxilia empresas em todo o país - e em diversos mercados - a terem uma gestão de documentos mais automatizada e ágil. Marcelo Kramer, CEO da empresa deixa mais claro as vantagens dos métodos de assinatura e como eles podem facilitar o dia a dia da sua empresa.

6 motivos para migrar os documentos da empresa pro digital:

1. Menos espaço físico

Armazenar os documentos físicos exige cuidado e gestão. Atrelado a esses custos operacionais entram também os riscos de multas por má preservação e gerenciamento desses documentos. Além das condições ideais do ambiente para guardar os documentos, é importante lembrar sobre o espaço em seu escritório/empresa que deve ser reservado para o arquivamento.

2. Tempo é dinheiro

O tempo que a empresa gasta com o trâmite de entrega e devolução de papéis assinados pode ser substituído para geração de mais negócios e conquista de mais clientes.

3. Armazenamento eterno

Com um ambiente tecnológico, seguro e totalmente escalável, há uma performance e armazenamento desses documentos sem custos adicionais. Outra vantagem de estar na nuvem: o sistema deixa disponível o documento até o momento que o usuário desejar.

4. Segurança

São adotados procedimentos para criptografar as informações armazenadas no S3 da Amazon (sistema da Amazon que fornece armazenamento de objetos por meio de uma interface de serviço da web). As bases de dados são criptografadas e a criptografia é programada no S3, antes mesmo das informações serem salvas.

5. Organização

Com o sistema de assinaturas eletrônicas e digitais, você tem acesso, a hora que quiser, do histórico de assinaturas com o seu cliente. Pois é possível realizar o backup, também criptografado.

6. Validade jurídica

As assinaturas eletrônicas estão descritas em diversas normas, dentre as quais o artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, conhecida como ICP-Brasil, e também estão incluídas na nova Lei Federal 14.063/2020 que classifica as assinaturas eletrônicas e regulamenta a aceitação e utilização pelos Entes Públicos.

Ou seja, o processo de negociação virtual está amparado judicialmente, podemos constar que a assinatura eletrônica reserva a mesma relevância de uma assinatura em papel físico.

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