La organización del encuentro está a cargo de la empresa VC Eventos, tal como la divulgación entre los integrantes de SIP, preparación de las salas, secretaría, captación de recursos junto a la empresas, por ejemplo, además de la recepción - traslado, recibimiento y acompañamiento - de los editores y periodistas. Según Valéria Cavalcante, de la VC Eventos, "el encuentro de SIP envuelve vehículos de comunicación que multiplican la divulgación del Ceará como un lugar apto para ser sede de eventos de este porte. Por eso, tuvimos el cuidado de también contemplar el turismo y la cultura del Ceará".