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Operadora de saúde em MG implementa a Gestão Eletrônica de Documentos de empresa de tecnologia e otimiza rotinas para atender a prazos e exigências da ANS

13 nov 2018 - 15h28
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Diante do atual contexto econômico do Brasil, as operadoras de saúde estão buscando soluções para atender às rigorosas exigências das agências reguladores e manter o fluxo operacional de caixa no positivo, desta maneira conseguir atender a crescente demanda dos beneficiários. Em Minas Gerais, a Unimed Gerais de Minas buscou na gestão eletrônica de documentos - GED - uma alternativa para melhorar suas rotinas, economizar em custos operacionais e principalmente, atender aos prazos e exigências das agências reguladoras. 

Foto: FreePik / DINO

Em setembro deste ano, o Brasil registrou impressionantes 47.341.036 beneficiários de planos de saúde, conforme relatório mensal da Agência Nacional de Saúde. Em 17 estados brasileiros o número de beneficiários cresceu em relação ao mesmo período do ano anterior. Mesmo com o atual cenário de crise vivido pelo País, o número de usuários ainda cresce, afinal não tem como economizar em cuidados com a saúde. Porém, proporcionalmente, as despesas e os valores dos pagamentos em tributação dos planos de saúde, em 2015 por exemplo, chegou a R$ 36,4 bilhões, segundo o Instituto de Estudos de Saúde Complementar. Essa carga tributária é uma das mais elevadas por segmento no Brasil.

A Unimed Gerais de Minas é uma das unidades da operadora de saúde suplementar Unimed em Minas Gerais. Possui 29 anos de mercado, com abrangência de atendimento em toda região do Alto São Francisco em Minas Gerais. São quase 200 médicos cooperados, com mais de 40 mil beneficiários de seus planos. Além dos altos encargos tributários, a UGM buscava a solução para os seguintes "problemas":

> Elevados custos de armazenamento dos documentos físicos de seus clientes, com a necessidade da locação de imóveis próximos para estocagem de milhares de documentos relativos aos usuários dos planos de saúde.

> Dificuldades para os repasses das restituições do SUS - Sistema Único de Saúde, uma vez que a ANS, periodicamente, solicita para unidades da Unimed no estado, documentações dos seus assistidos, estipulando prazos para apresentação das mesmas. Caso a unidade não apresente esta documentação, poderá sofrer sanções como notificações, multas, e até mesmo perder direitos de comercializar os planos. E no caso da Unimed Gerais de Minas, falamos de 40 mil beneficiários.

> Judicialmente, a UGM também tinha a necessidade de cumprir prazos de intimações judiciais para disponibilidade de documentos exigidos em processos e ações. A morosidade nestas consultas e disponibilidade dos documentos geravam multas com altos valores a serem pagos pela unidade. Os processos de consulta eram lentos e a segurança da informação era comprometida pela falta de controle do acervo físico documental que a Unimed Gerais de Minas possuía.

Para solucionar, principalmente, as questões referentes a Agência Nacional de Saúde, a unidade da Unimed Gerais de Minas buscou por uma empresa com localização próxima a sua sede, e com opções práticas e seguras de logística para a gestão documental. A UGM encontrou na Arquivar, empresa de tecnologia na gestão de documentos, a solução para o controle total dos seus processos e documentos administrativos de colaboradores e médicos cooperados.

A parceria começou com a consultoria para definição e criação do processo de gestão documental na unidade - o Projeto GEDIC. Em seguida teve início o processo de digitalização, microfilmagem dos documentos e implantação do software ArqGED, ferramenta a qual a Unimed Gerais de Minas passou a controlar todas as documentações e informações processuais dos setores de cadastro, recursos humanos, financeiro, faturamento e contábil.

Dentro das soluções implementadas destaca-se o processo de consulta, onde a documentação fica disponível para acesso 24h através do ArqGED, que além do sistema identificá-la, aponta qual documentação está faltando (direciona qual documento está ausente para que o processo continue em conformidade). Hoje, o departamento jurídico da unidade consegue responder em tempo hábil, uma demanda judicial ou de restituição de valores do SUS, com a comodidade de executá-la sem o colaborador levantar-se da sua mesa. Uma vez que toda a documentação encontra-se digitalizada e microfilmada. Economizando, por exemplo, com a locação de espaço físico para armazenagem da mesma.

O Superintendente Financeiro da Unimed Gerais de Minas, Deiner Grama completa: "Os processos e rotinas da UGM passaram por mudanças que otimizaram toda a operação da unidade, diminuindo principalmente os custos com multas pelo não cumprimento dos prazos devido a morosidade nas buscas dos contratos de demandas judiciais, mantendo-se em conformidade com os prazos legais da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS)."

A atual cenário vivido pelo País tem "obrigado" instituições de diversos segmentos, a buscar alternativas economicamente viáveis para otimizar a utilização de seus recursos financeiros e operacionais, além de se reinventarem ao abandonar velhos hábitos e rotinas. Neste contexto, empresas de tecnologia que investem em inovações tem saído na frente e se destacam com suas soluções e softwares que facilitam a gestão administrativa dessas instituições. É o caso da Arquivar em Minas Gerais.

Sobre a Arquivar:

Com mais de 27 anos de experiência e inovação, possui mais de 700 clientes espalhados por todo o Brasil, com mais de 5 bilhões de documentos tratados. Está presente em todas as regiões do Brasil, além de possuir uma unidade em Santa Cruz de La Sierra (Bolívia).

Website: http://www.arquivar.com.br

DINO Este é um conteúdo comercial divulgado pela empresa Dino e não é de responsabilidade do Terra
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