Microsoft Office 2001

Pacote continua surpreendendo, no bom sentido

Sempre que a Microsoft anuncia uma nova versão de seu pacote de aplicativos Office, a pergunta é a mesma: "O que ela vai inventar agora? O que está faltando? Afinal, o que mais precisamos para escrever um texto, criar uma tabela ou realizar uma apresentação?" E a verdade é que a gente acaba sempre se surpreendendo, de uma maneira ou de outra, e a Microsoft acaba convencendo (quase) todo mundo de que a velha máxima "quanto mais, melhor" é verdadeira.

Apesar de a estréia do Office 2001 para Mac só estar prevista para outubro, tivemos a oportunidade de apreciar a versão beta do produto, que mostrou - e bem - o que está por vir. O foco da nova edição está nos recursos de email e no gerenciamento de informações. Tais objetivos estão principalmente encarnados na incorporação do Entourage, uma versão anabolizada do Outlook Express, que inclui calendário, agenda de compromissos e lista de tarefas para ajudar as pessoas a se comunicar e ter controle sobre seus afazeres. Além disso, deu para notar que a Microsoft está se empenhando para simplificar tarefas comumente mais complexas do Word, Excel e PowerPoint.

Entourage

A introdução do Entourage é uma decisão acertada da equipe de desenvolvimento da Microsoft. Como a própria empresa defende, programas de email e agendas eletrônicas tornaram-se o centro nervoso de escritórios e pessoas ligadas ao mundo cibernético. Realmente, as mensagens enviadas e recebidas através da Internet (ou intranet) certamente são responsáveis por boa parte das informações que circulam entre os seres humanos.

Ao abrir o Entourage, tem-se a sensação de estar com o Outlook Express à frente, o que é um conforto para quem já usa esse cliente de email. Porém, rapidamente, nota-se alguns ícones novos, assim como uma interface com mudanças que certamente dão um ar mais elegante a todos os aplicativos do pacote.

O Calendar é uma das boas novas, oferecendo um prático calendário, que também funciona como agenda, bem aos gosto dos usuários de PalmPilot (aliás, o Entourage oferece integração com dispositivos que usam Palm OS). Como é de se esperar, dá para visualizar o calendário por mês, semana (e semana de trabalho) ou dia. Agendar um compromisso é tão fácil quanto andar para trás: duplo-clique o dia do compromisso, e uma janela fornece todas as informações necessárias, como assunto, lugar, data, horário e duração. Clicando no botão Recurrence, você determina com qual frequência o evento vai se repetir.

Para quem não confia na memória nem com uma agenda na frente o tempo todo, o programa ainda inclui o Reminder, que lembra o usuário do compromisso minutos, horas ou dias antes. Para mudar um compromisso de dia, basta arrastá-lo para outra data ou horário, e pronto. E o lembrete funciona ao abrir qualquer programa do pacote. Show de bola!

A agenda de contatos (Address Book) também está mais sofisticada, organizada e completa do que a do Outlook, incluindo uma janela de sumário (onde é possível incluir até a foto do contato) com todas principais informações. E o melhor é poderá ser acessada qualquer aplicação do Office 2001, de modo que você pode, por exemplo, enviar uma mensagem a partir do Word.

Project Gallery

Uma pesquisa entre os usuários do Office detectou que iniciar ou terminar um projeto rapidamente pode ser uma das partes mais desafiadoras para muitas pessoas. Assim, a Microsoft criou o Project Gallery, que é similar ao Starting Points do AppleWorks 6. Ao iniciar o Word, Excel ou PowerPoint, a janela do Project Gallery oferece os pontos de partida mais comuns para cada programa do Office 2001, ajudando o usuário a encontrar o documento ou modelo (template) adequado à sua necessidade. Com isso, é fácil começar a fazer um cartão de visitas, calendário, tabela, currículo, apresentação e uma série de outras coisas - tudo com muita cor, já que as impressoras coloridas viraram carne de vaca.

Os projetos estão organizados em pastas categorizadas, que, uma vez selecionadas, mostram várias opções apresentadas em ícones grandes ou em uma lista com preview (na versão beta alguns desses arquivos fizeram o Mac travar). Ao duplo-clicar a opção desejada, o programa apropriado do Office abre automaticamente. E novos Wizards (assistentes) tornam mais fácil a tarefa de personalizar modelos de acordo com o gosto do usuário.

Barra de ferramentas

A barra de ferramentas pode ser complexa e misteriosa para muitos usuários, que não conseguem encontrar o comando ou recursos de que necessitam. Nesse ponto, a Microsoft também está trabalhando bem. O Office 2001 passa a contar com uma palete flutuante de formatação (Formatting Palette) sensível ao contexto. Acessar menus é coisa do passado, e tarefas comuns como formatação de texto, imagens, tabelas, documentos etc. tornam-se bem mais simples e intuitivas.

À medida que você trabalha em partes diferentes do documento, a palete mostra as ferramentas adequadas para o trabalho. Assim, o Word 2001, por exemplo, mostra uma barra de ferramentas "fixa" com apenas uma linha, apresentando apenas comandos do tipo abrir, fechar, imprimir e coisas do gênero e a palete de formatação fica flutuando onde o usuário quiser.

Efeitos de imagens

O Office 2001 já tem um pé no Photoshop e inclui recursos para aplicar efeitos nas imagens. Com a crescente popularização das câmeras digitais, impressoras coloridas e páginas Web cheias de gráficos, ninguém mais quer saber de um visual caído. Tudo tem que ter imagens coloridas. Assim, a Microsoft incluiu novos recursos para importar e editar imagens sem a necessidade de outro aplicativo.

Listas e correspondências

Gerenciar listas no Excel e criar correspondência personalizada (Mail Merge) no Word são duas tarefas muito comuns entre os usuários, mas que nunca foram das mais fáceis de realizar no Office 98. Para resolver isso, o Excel 2001 traz o List Tools para gerenciar listas, e o Word inclui o Data Merge Manager, que simplifica o processo de Mail Merge a partir de uma ferramenta bem simples de usar.

A pesquisa realizada entre os usuários do Office revelou que 60% das planilhas criadas pelos usuários são listas simples, como coleções de CD, inventários e coisas do gênero. O List Tools do Excel 2001 facilita muito o gerenciamento dessas listas, oferecendo filtros, formatação, impressão e resumo de dados. Outras tarefas comuns como inserir colunas ou mover uma linha inteira também foram simplificadas, e o novo comando Total Row cria uma nova linha no final de uma lista, oferecendo a possibilidade de somar ou calcular a média dos dados de uma linha.

Já o Word 2001 introduz o recurso Data Merge Manager, exclusivo de Mac, que simplifica o processo de manipular informações para fazer malas-diretas, independente do fato de a fonte de dados estar em um mailing ou email.

Com essa novidade, todos os passos necessários estão consolidados em uma única janela, de modo que com cerca de dez cliques (antes eram 50) é possível realizar a tarefa. O usuário arrasta o Address Book para o Data Merge Manager, e o serviço está praticamente pronto. E ainda é possível ter um preview de tudo antes de finalizar o processo.

PowerPoint

Criar apresentações bonitas é importante para muitos usuários, que, geralmente, não têm muito tempo para aprender a usar uma nova aplicação ou de criar um trabalho bem feito.

O PowerPoint 2001 pretende mudar isso. A janela principal do PowerPoint foi dividida em três (three-panel view) para dar maior flexibilidade ao processo, oferecendo visualizações diferentes da apresentação. Isso é importante porque a grande parte dos usuários sempre usa o modo Slide e nem sabe que existem mais dois: Outline e Notes. Com essa visão combinada das informações, fica mais fácil adicionar novos slides, editar textos e acrescentar notas enquanto se cria a apresentação.

Mas a grande inovação é a integração com o QuickTime, que possibilita criar belas transições entre os slides. São mais de cem tipos de transições - fades, explosões etc. - para definitivamente chamar a atenção da audiência. E por falar em QuickTime, oprograma introduz os PowerPoint Movies, outra função exclusiva da versão Mac que permite salvar e compartilhar apresentações como filmes QuickTime. Assim, qualquer pessoa que tenha o software da Apple instalado poderá ver sua apresentação sem precisar ter o PowerPoint instalado. Além disso, é possível importar arquivos MP3 e outros arquivos de som para a apresentação, tornando-a quase um filme de verdade.

E o melhor da história é que um PowerPoint Movie pode ser aberto no PowerPoint 2001 por outro usuário, que será capaz de editar os slides livremente. É difícil de acreditar, mas funciona mesmo!

Compatibilidade é tudo

Outra preocupação da Microsoft foi a de tornar os arquivos Office de Windows e Mac completamente compatíveis, de modo que não há mais frescuras na hora de abrir um documento de Mac no Windows e vice-versa. Isso acaba com as antigas reclamações dos usuários de Office, tanto de uma quanto de outra plataforma

Márcio Nigro