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Como funciona o outsourcing de impressão

Outsourcing de impressão pode ser uma alternativa para quem trabalha com documentos impressos; saiba mais sobre o serviço

19 jan 2022 - 13h23
(atualizado às 15h53)
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A tendência é que cada vez mais as pessoas optem pelo digital e utilizem menos papel, porém ainda existem alguns casos em que a presença do impresso é necessária. Se é o caso da sua empresa, o outsourcing de impressão pode ser uma opção. Saiba como funciona esse serviço e quais as suas vantagens e desvantagens.

Como funciona o outsourcing de impressão.
Como funciona o outsourcing de impressão.
Foto: CreaPark/ Pixabay / Tecnoblog

Em inglês, outsourcing quer dizer terceirização. Dessa forma, quando uma empresa contrata outra organização como responsável pelos processos de impressão, cópias e até digitalização, ela está terceirizando esse serviço. A partir daí, a empresa contratada deve ficar responsável por fornecer todo o suporte para a contratante. Claro que isso depende muito do que está no contrato, mas, de forma geral, a terceirizada fica responsável pela:

  • Locação de impressoras, multifuncionais e scanners (incluindo todos os suprimentos como toners, cartuchos de tinta e grampos);
  • Manutenção preventiva e corretiva;
  • Suporte técnico;
  • Ferramentas de monitoramento;
  • Gestão eletrônica de documentos;
  • Bilhetagem (para gerenciar os gastos com impressão da empresa).

Talvez, ao olhar a lista acima, você tenha pensando que contratar uma empresa de outsourcing de impressão é o mesmo que alugar impressoras de terceiros (pelo menos foi o que eu pensei quando comecei a trabalhar em uma empresa de outsourcing lá em 2012), mas existem alguns detalhes que tornam esses serviços diferentes e eu vou te falar sobre eles.

Normalmente, ao alugar uma impressora, a empresa fornece apenas o equipamento e cobra pelas impressões e cópias. Pode ser que a marca também ofereça alguns serviços básicos como manutenção e reposição de tintas, mas ela não irá muito além disso.

Por outro lado, uma empresa de outsourcing de impressão fará um estudo sobre a sua organização logo de início para oferecer um atendimento personalizado. Depois, ela ficará responsável por gerenciar todo o parque de impressões da sua organização, entregar relatórios sobre a área e até atuar como uma consultora.

Assim, o aluguel de impressoras pode funcionar melhor se sua empresa for menor, pois não há tanta necessidade de um serviço de impressões ou softwares de análise de dados, ou se precisar do serviço durante um período específico ou evento especial. Se a sua empresa é grande ou precisa de um volume maior de impressões, o outsourcing pode ser uma alternativa melhor.

Vantagens e desvantagens do outsourcing de impressão

Um dos principais pontos citados quando se fala em outsourcing de impressão é a redução de custos, já que a empresa não terá mais o gasto com a aquisição de máquinas, nem reposição de suprimentos. Além disso, você tem um salto na produtividade e eficiência da sua organização, pois conseguirá olhar mais para as dores de outras áreas e, assim, realizar uma boa gestão empresarial como um todo. 

Por outro lado, é importante ficar de olho em alguns pontos para não sair em desvantagem: procure uma empresa que mantenha as condições do contrato que você assinou e ofereça um serviço de qualidade (analise os aparelhos oferecidos, softwares de gestão, entre outros). Além disso, tenha sempre uma conversa clara e objetiva para não ter problemas de comunicação e, consequentemente, na entrega do serviço.

Agora que você já sabe como funciona outsourcing de impressão, fica mais fácil decidir se você vai alugar impressoras ou terceirizar o serviço. Não esqueça de analisar bem todos os fatores e ver, claro, qual a melhor opção para o seu bolso.

Com informações: Simpress, Copygreen

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